Tipps zu Formularen

Layoutansicht deaktivieren

Die 3. Ansichtsmöglichkeit von Formularen, die Layoutansicht, bringt keinen Zusatznutzen. Daher kann es sinnvoll sein, diese Ansicht abzuschalten. Das geschieht im Eigenschaftenblatt des Formulars. Weil man das für alle Formulare machen müsste und sie dann nur nicht mehr aktivier- aber immer noch sichtbar ist, lohnt es sich, diese Einstellung unter Optionen – Diese Datenbank – Layoutansicht aktivieren vorzunehmen.

Änderungen protokollieren mit Makros

Die Protokollfelder müssen natürlich in der entsprechenden Tabelle angelegt sein. Im Formular, mit dessen Hilfe man die Werte dieser Tabelle bearbeitet, wird beim Ereignis „Vor Aktualisierung“ ein Makro erzeugt durch Klick auf die drei Pünktchen.

Im Makrogenerator bekommt man in der Aktionsliste nur eine Auswahl an Möglichkeiten gezeigt. Wenn man alle zur Verfügung stehenden Aktionen nutzen möchte, muss man in der Symbolleiste auf „Alle Aktionen anzeigen“ klicken. Dann kann man auch die Makros auswählen, die bei unsachgemäßem Gebrauch Probleme verursachen könnten. Sie sind daher im Aktionskatalog, den man sich (evtl. nach Klick auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste) rechts anzeigen lassen kann, mit einem Ausrufezeichen versehen.

Um den Zeitstempel zu setzen, wählt man die Aktion „SetzenWert“, das Element ist das Feld für den Zeitstempel, der Ausdruck ist „Jetzt()“. Wenn man den Änderer wissen möchte, wird wieder dieselbe Aktion gewählt für das entsprechende Feld, der Ausdruck ist „Umgebung(„username“)“.  Weil die letzte Anweisung zwar erlaubt ist aber nicht korrekt erkannt wird, müssen wir die in VBA auslagern. Mit Alt+F11 rufen wir den VBA-Editor auf und generieren ein neues Modul. Dort erzeugen wir eine Funktion z.B. Benutzer. Die würde so aussehen:

Function Benutzer () as String
            Benutzer = Environ(„Username“)
End Function

Weil sie nicht als „private“ gekennzeichnet wurde, ist sie „public“, also für jeden lesbar. Wenn wir das speichern und wieder unser Problemformular öffnen, können wir den Ausdruck „Umgebung(„username“)“ löschen und durch Klick auf den Zauberstab am Ende der Ausdruckszeile nach der eben erstellten Funktion suchen. Die ist Teil der Datenbank, daher unter Funktionen auf den Namen der Datenbank klicken, dann die Funktion aufrufen. Nach Speichern und Schließen des Makrogenerators und Speichern des Formulars stehen diese Funktionalitäten zur Verfügung.

Bedingte Formatierung (z.B. Balkendiagramm)

Bedingte Formatierung geht auch bei Formularen: Im Entwurf das Feld mit den hervorzuhebenden Werten auswählen – Format – Bedingte Formatierung – Neue Regel – „Mit anderen Datensätzen vergleichen“. Sinnvollerweise wird dann die Formatierung der Schrift auf rechtsbündig gestellt, eventuell kann man auch noch die Schrift auf Fett einstellen, damit die Lesbarkeit verbessert wird.

Damit beim Reinklicken in das entsprechende Feld der Balken nicht ausgeblendet wird, reicht es interessanterweise nicht, die Bearbeitung des Elements oder gar des Formulars zu verbieten. Man kann dann immer noch in das Element klicken. Durch einen Trick lässt sich das umgehen: man generiert eine Schaltfläche, bricht den Assistenten gleich ab und gibt der Schaltfläche auch keine Aufgabe (als Makro o.ä.). In der Aktivierreihenfolge muss sie ganz vorne stehen. Das erreicht man über Rechtsklick auf die Fläche, im Kontextmenü ist dieser Punkt ganz oben. Die Fläche mit dem willkürlichen Namen wird einfach nach ganz oben gezogen. Wenn man jetzt das Formular wieder öffnet, erwartet es, dass man diese Schaltfläche betätigt, man kann also die anderen Elemente gar nicht anklicken – Mission erfüllt. Jetzt stört allerdings diese funktionslose Schaltfläche auf dem Formular. Im Entwurf schalten wir sie daher einfach auf transparent. Dann erscheint sie gar nicht mehr, erfüllt aber noch ihre Aufgabe.