Häufig sind die Daten, die als Grundlage für eine Pivot Tabelle genutzt werden, nicht so vollständig, wie wir das gewünscht hätten. Meistens kann man die fehlenden Daten aus den existierenden errechnen. Beispiele sind Provisionen auf Verkäufen, Rabatte oder Prozentzahlen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Natürlich haben wir die Möglichkeit, auch während wir die Pivot Tabelle aufbauen, berechnete Felder hinzuzufügen.
Das geht über Pivot Tabelle- Pivot Table Tools - Analysieren - Felder, Elemente und Gruppen - Berechnetes Feld anlegen. Es erscheint der hier gezeigte Bearbeitungsdialog. Die bereits existierenden Felder können wir per Doppelklick in die Formel kopieren und dann wie gewohnt damit rechnen.
Häufig ist es zumindest einfacher, die Quelldaten in eine Tabelle umzuwandeln. Das geht entweder, indem wir Str+T (ohne Shift) drücken oder Einfügen - Tabellen - Tabelle wählen. Natürlich müssen wir dazu mindestens eine Zelle der Tabelle markiert haben, sonst "weiß" Excel nicht, welcher Bereich denn nun in eine Tabelle umgewandelt werden soll. (Übrigens: eine Tabelle kann jederzeit wieder in einen normalen Bereich umgewandelt werden über Tabellentools - Entwurf - Tools - In Bereich konvertieren. Das ist zum Beispiel dann wichtig, wenn wir Teilergebnisse erstellen möchten. Teilergebnisse funktionieren nämlich mit Tabellen nicht!)
Direkt danach haben wir dann auch die Möglichkeit, das Layout, also unter anderem die Farbgebung, zu beeinflussen via Tabellentools - Entwurf. Dort können wir der Tabelle auch einen Namen geben (Tabellentools - Entwurf - Eigenschaften - Tabellenname, hier im Screenshot oben links), unter dem sie künftig ansprechbar ist, Ich nenne sie mal hier UmsatzGrund.
Wenn wir nun unmittelbar (!) neben dem letzten Überschriftsfeld ein neues anlegen,erkennt Excel sofort, dass die Tabelle erweitert werden soll und fügt die Tabellenformatierung der neuen Spalte hinzu.
Die Formel schreiben wir dann einfach in die erste freie Zelle. Dazu starten wir natürlich mit „=“ und dann können wir die existierenden Felder einfach per Klick auf die entsprechende Zelle in derselben Zeile in die Formel einbeziehen. Nach „Return“ wird die Formel sofort in die nächsten Zellen kopiert. Natürlich ist die neue Spalte für eine Pivot Tabelle auswertbar. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass bei jeder Änderung der Urdaten die Formel sofort angepasst wird, auch wenn neue Datenzeilen angefügt werden sollten.
Schließlich haben wir natürlich noch die Möglichkeit, die Urdaten per Power Query einzubinden und dann über die eingebaute Programmiersprache M die Kalkulationen durchzuführen. Einer der Punkte, die man dabei beachten muss, ist, dass hier die Zahlen im amerikanischen Format eingegeben werden müssen, also als Dezimaltrennzeichen ein Punkt verwendet werden muss.
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